¿Un empleado puede pasar el mismo gasto más de una vez?

No debería realizarse sin haber borrado el gasto anterior ya que el sistema sí permitirá hacerlo y no lo interpretará como el mismo gasto ¿por qué? Imaginémonos un caso real:

El empleado ha tomado dos cafés en el mismo establecimiento y dispone de sus 2 tickets correspondientes, estos son prácticamente idénticos, pero ¿son realmente el mismo gasto? No en absoluto, cada uno corresponde a su café individual. Por lo tanto el sistema sí permite introducir gastos similares porque eso no siempre significa que se duplique el mismo gasto. 

Si por cualquier motivo duplicáramos el mismo gasto, deberíamos asegurarnos de haber eliminado el anterior ya que el sistema los contabilizará independientemente. Posteriormente la validación de estos será realizada por los usuarios validadores/administradores por lo que pasarán el filtro humano que podrá intervenir para asegurarse de si se trata de un error o realmente son gastos independientes. Aún así como usuarios, deberemos asegurarnos de no duplicar los mismos gastos si no se tratan de gastos independientes para agilizar el proceso de tramitación y beneficiarnos de los beneficios de Cloud Xpenses. 

Algunos de mis movimientos aparecen sin importe ¿Es posible que se deba a haber creado un ticket con moneda extranjera?

Sí, un posible motivo es que en este caso el cambio de divisa no lo proporcione el Banco Central Europeo y por ese motivo veamos nuestro gasto sin importe. 

Si el gasto no se envía por OCR, ¿la Agencia Tributaria lo homologará igualmente?

Sí, también será validado y aún de forma más rápida, ya que los importes se han introducido manualmente por el usuario y no requiere del proceso de digitalización OCR. Eso sí, deberán estar respaldados por una imagen equivalente al documento del gasto introducido manualmente (Ticket, factura...). De esta forma estaremos completamente respaldados, y cuando visualizemos el icono de la AEAT en color podemos estar tranquilos de que se ha homologado correctamente y es correcto a efectos fiscales.

¿Cómo se conecta al ERP?

No deberás preocuparte por ello. Nosotros nos encargamos de que Cloud Xpenses conecte con tu ERP.

El momento y lugar donde conviven Cloud Xpenses y ERP es a través del Backend.  Cuando el administrador realiza el paso final de validación, envía los gastos al ERP conservando todos los conceptos para su contabilización. Una vez en el ERP según parametrización previamente configurada, los gastos quedarán registrados en los asientos contables requeridos.

Somos expertos en ERPs como SAGE y SAP, por lo que a través de nuestro conocimiento hemos desarrollado este sistema completamente compatible con los mejores ERP del mercado y así aprovechar todo el potencial de los dispositivos móviles para agilizar el trabajo a toda la empresa, en cualquier momento y cualquier lugar.

¿He de instalar algo en mi ERP?

No debes instalar nada más ya que es Cloud Xpenses quien se ajusta a las especificaciones de tu ERP y se conecta con él y está siempre al día con las nuevas versiones que periódicamente lanzamos al mercado. 

¿Puedo dar de alta y baja licencias en cualquier momento?

Sí, las licencias dadas de alta para su organización son completamente reutilizables, eso si, no podrán ser usadas a la vez por distintos usuarios, pero el administrador puede asignarlas o deasignarlarlas a los empleados que él desee.

Si desea que un trabajador no utilice nuevamente Cloud Xpenses, puede reasignar dicha licencia a otra persona o darla de baja. Encontrará más información en el apartado Licencias.

¿Me puedo desgravar el IVA de los tickets como si fueran una factura?

No, a efectos fiscales y legales no es posible. 

Un ticket no presenta el CIF de nuestra organización por lo que no podremos deducir ningún impuesto. En todo caso siempre que sea posible y legal deberemos solicitar una factura para poder realizar el desgrave de IVA.

¿Puedo tener varios validadores de las notas de gasto?

¡Sin duda que sí! Cloud Xpenses permite asignar un workflow o flujo de trabajo para la tramitación de gastos asignando diferentes grupos de validadores para uno o varios usuarios. Esto es posible dentro de la configuración del Backend por parte del adminstrador del sistema (Mantenimiento > Grupos de Validación).

¿Puedo validar los datos antes de que se contabilicen o se contabilizan directamente en el ERP?

Sí. Precisamente este sería el flujo de trabajo correcto que debería seguir el sistema.

Primero de todo, el usuario Validador deberá validar los gastos introducidos por los empleados, pero de ningún modo estarán aún contabilizados ya que es solamente durante el paso final de tramitación que se contabilizarán cuando el Administrador revise los gastos previamente validados y los envíe a su contabilidad hacia el ERP.

¿Puedo crear notas de gastos sin insertar la imagen del ticket?

Sería posible solamente si el administrador de la organización ha permitido la opción "Permitir gastos sin foto".

A efectos fiscales esto no sería homologado por la AEAT a excepción de conservar el ticket original.

Si se produce un error de contabilización ERP en la nota de gastos ¿qué opciones tengo?

Puede ocurrir en un caso puntual una nota de gastos no pueda ser validada debido a algun error normalmente humano.

¿Como podemos solventar este caso y poder cerrar la contabilización de forma rápida?

CX dispone de una nueva función en que si se produce un error en ERP en la nota de gastos entera, podemos contabilizar cada linea de gastos por separado para contabilizar las sí correctas.
Pulsando en "Ver" dentro de la nota de gastos que da error, una vez dentro y en la linea de gasto deseada, pulsando en "Acciones" aparecerá la opción "Contabilizar". 

En los gastos que sigan dando error, podremos hacer la gestión de forma manual en nuestro ERP introduciendo el gasto. Posteriormente para no crear confusión, tenemos la opción "Marcar revisada" para aparcar esta nota de gastos y convertirla en estado "Contabilizada".